Działalność jednostki została zorganizowana w taki sposób aby zapewnić bezstronność jej działania, w tym aby personel zaangażowany w realizację procesów walidacji / weryfikacji nie ulegał presji komercyjnej, finansowej oraz żadnym naciskom zewnętrznym i wewnętrznym mogącym wpływać na prowadzoną działalność.
AUDEN POLSKA ACCREDITATION SPÓŁKA AKCYJNA prowadzi inną działalność, polegającą na realizacji szkoleń, jednak działalność ta nie ma powiązania z procesami weryfikacji realizowanymi przez spółkę. Kierownictwo Jednostki, w tym Najwyższe Kierownictwo zobowiązało się do zachowania bezstronności poprzez deklaracje zawarte w Polityce jakości, oraz celem realnego zabezpieczenia bezstronności działania jednostki, ustanowiło, wdrożyło i utrzymuje mechanizmy na rzecz wykazania bezstronności prowadzonej działalności tj.:
- publiczne zobowiązanie do zachowania bezstronności – poprzez zamieszczenie na stronie internetowej jednostki deklaracji polityki jakości oraz treści niniejszego rozdziału, celem podkreślenia klientom i innym zainteresowanym stronom świadomości podmiotu co do znaczenia bezstronności w prowadzonych działań walidacyjnych / weryfikacyjnych oraz zarządzaniu konfliktami interesów i zapewnianiu obiektywności wydawanych decyzji;
- jasno sprecyzowany zakres działalności jednostki – komunikowany klientom i innym zainteresowanym stronom poprzez dane zawarte na stronie internetowej;
- określone prawa własności – wynikające z danych rejestrowych spółki i jej powiązań z innymi podmiotami;
- struktura organizacyjna – jasno zdefiniowana struktura, zadania i niezależność decyzyjna;
- pełna odpowiedzialność i decyzyjność merytoryczna – pełna odpowiedzialność i decyzyjność merytoryczna na poziomie Dyrektora Działu Certyfikacji;
- system wynagradzania personelu nie zależny od wyników, liczby oraz zysku wynikającego z realizowanych procesów, lecz jest uzależniony od rzetelności wykonywanych prac/powierzonych zadań dodatkowych;
- polityka jakości – deklaracja kierownictwa oraz monitorowanie realizacji polityki i celów w ramach przeglądów zarządzania;
- bezstronny personel – współpraca z personelem nie mającym aktualnego lub możliwego konfliktu interesów,
- nie podejmowanie się działalności powiązanych – nie podejmowanie się walidacji / weryfikacji, jeśli świadczono stronie odpowiedzialnej usługi konsultacyjne wspomagające walidację / weryfikację;
- niezależność usługi – nie oferuje się ani nie promuje swoich usług w powiazaniu z działaniami jakiejkolwiek organizacji, która świadczy usługi konsultacyjne, nie oferuje ani nie prowadzi zarówno konsultacji, jak i weryfikacji dotyczących tej samej deklaracji u tego samego klienta oraz nie podejmowanie się weryfikacji, jeśli ma powiązanie z jednostką świadczącą konsultacje na rzecz klientów, którzy skorzystali z konsultacji dotyczących tej samej deklaracji – dotyczy to również potencjalnych klientów, dla których jednostka walidująca/weryfikująca prowadziła działania wstępne.
- zabezpieczenia przed samooceną – w przypadku pojawienia się sytuacji prowadzenia zarówno walidacji, jak i weryfikacji dla tego samego klienta, rozważanie potencjalnych zagrożeń dla bezstronności (np. samoocenę lub familiarność) i odpowiednie zarządzanie tym ryzykiem;
- rozdzielenie etapów procesu – bezstronność prowadzonych działań walidacyjnych i weryfikacyjnych z zachowaniem rozdzielności personelu dokonującego przeglądu, podejmującego decyzję i przeprowadzającego proces walidacji / weryfikacji, w tym zapewnienie, że przegląd i decyzja podejmowana jest przez personel inny niż ten, który przeprowadzał walidację / weryfikację;
- podejmowanie działania w przypadku pozyskania informacji (np. skargi) o powiązaniach z jakąkolwiek organizacją konsultującą lub w przypadku pozyskanych informacji o takiej organizacji konsultującej stwierdzających lub sugerujących, że walidacja/ weryfikacja byłaby prostsza, łatwiejsza, szybsza lub tańsza, gdyby była przeprowadzona przez spółkę AUDEN POLSKA ACCREDITATION;
- nie wskazywanie konsultantów – spółka AUDEN POLSKA ACCREDITATION nie reklamuje, wskazuje ani nie sugeruje, że walidacja / weryfikacja byłaby prostsza, łatwiejsza, szybsza lub tańsza, gdyby skorzystano z usług określonej firmy konsultującej;
- indywidualne podejście do identyfikacji ryzyk – w odniesieniu do każdego procesu walidacji / weryfikacji realizowanego przez jednostkę stosuje się podejście oparte na ryzyku, a gdy zostanie zidentyfikowane realne ryzyko podejmowane są działania mające na celu jego wyeliminowania lub zminimalizowania;
- szkolenia / spotkania z podległym personelem – szkolenia / spotkania Kierownictwa jednostki podnoszące świadomość roli bezstronności dla wizerunku oraz działalności realizowanej przez jednostkę;
- audyty wewnętrzne – okresowe, zależne od zmian i potrzeb audyty wewnętrzne w obszarze bezstronności, mające na celu kompleksowy przegląd powiązań jednostki i działanie mechanizmów na rzecz zachowania bezstronności;
- określone zakresy odpowiedzialności i uprawnień personelu wynikające z funkcjonującego systemu zarządzania oraz określona podległość personelu i nie angażowanie się w działania na rzecz innych podmiotów, których działalność może być powiązana z działalnością jednostki;
- zobowiązania personelu do zachowania bezstronności – pisemne deklaracje personelu w powiązaniu z realnymi konsekwencjami służbowymi i prawnymi wynikającymi z udowodnienia personelowi faktu stronniczości;
- komunikacja – ustanowiony tryb działania na okoliczność identyfikacji przez personel zagrożeń / incydentów w kontekście bezstronności – konieczność bezzwłocznego poinformowania bezpośredniego przełożonego;
- bieżąca weryfikacja bezstronności personelu – przy zatrudnieniu i przydzielaniu personelu do realizacji procesów, weryfikacja jego powiązań;
- zapisy i dowody – udokumentowane dowody i zapisy prowadzone w memencie ich realizacji; zabezpieczenie danych przed utratą lub naruszeniem;
- odwołania od decyzji – możliwość odwołań, rozpatrywanych przez osoby kompetentne i niezaangażowane w procesy realizowane przez jednostkę;
- ocena ryzyka – celem rozpoznania i minimalizowania realnych zagrożeń na realizowane procesy w kontekście bezstronności. Postępowanie z ryzykiem odbywa się zgodnie z dyspozycjami zasad „Działania odnoszące się do ryzyk i szans”. Działania w odniesieniu do podejścia opartego na ryzyku w odniesieniu do poszczególnego procesu dokumentowane są w formularzach związanych z poszczególnym programem walidacji/weryfikacji;
- znajomość systemu zarządzania – cały personel jednostki, zarówno wewnętrzny jak i zewnętrzny zna i realizuje zobowiązania wynikające z wdrożonego systemu zarządzania, w tym postanowienia w zakresie bezstronności i zobowiązany jest do przestrzegania jego postanowień.